DÉMARRAGE PAR UN TEMPS FORT : ETRE ASSISTANT(E), C’EST QUOI ?

Arrivée en salle et travail avec les assistant(e)s sur la définition de leur rôle.
- Notre mission
- Les contraintes auxquelles nous devons faire face
- Les moyens d’y parvenir

À l’issue de cette première étape, les assistant(e)s ont échangé :
- sur leur vision de leur métier
- exprimé leurs difficultés et attentes
- validé avec le consultant l’ensemble de leurs missions au quotidien et les qualités donc doit faire preuve un(e) assistant(e) efficace
– évalué leur profil « les qualités dont je fais preuve au quotidien et qui me rapproche de cette assistante idéale, et les axes d’amélioration qui sont les miens » et ont fait le lien entre ce profil et les échanges avec leur hiérarchie.

GERER SON TEMPS ET SES PRIORITES

Des documents préparatoires sont adressés aux participant(e)s avant la formation afin qu’elles analysent une semaine de travail.
- Que veut dire bien gérer son temps ?
- Étude de cas : analyse de la « journée catastrophe » d’un(e) assistant(e).
- Les voleurs de temps
- Autodiagnostic personnalisé de sa gestion du temps
- Le management des priorités

Comment établir les priorités (urgence / importance / tendance) le management proactif des priorités Comment gérer efficacement un agenda, comment faire face aux urgences, comment gérer efficacement ses priorités et les harmoniser en fonction de celles de l’organisation, de sa hiérarchie ?
– comment gérer le téléphone
– comment classer les informations en fonction de nos priorités
– comment gérer les mails, des plannings partagés (lotus,…)

Plan d’action personnel

OPTIMISER NOTRE EFFICACITE AUPRES DE SA HIERARCHIE

- Qu’est-ce que l’attitude positive ?
- Comment mieux travailler avec sa hiérarchie et renforcer l’entraide mutuelle ?
La communication ascendante :
- Comment dire non positivement ?
- Comment construire et présenter une recommandation / Être force de proposition / Comment gérer les interruptions / comment optimiser la circulation de l’information entre assistant(e)s)
Plan d’action personnel :
- mes résolutions en tant qu’assistant(e)
– comment les présenter à ma hiérarchie
– comment mon manager va-t-il m’aider à les mettre en oeuvre