JOUR 1
Accueil, présentation du séminaire et des participants
Réflexion préalable en groupe : Qu’est-ce que le temps ? Que veut dire « bien gérer son temps ?…
Etude de cas : Analyse de la « journée catastrophe » d’un manager, travail en sous-groupes
Objectif : questionner d’entrée les participants sur leurs difficultés à bien gérer leur temps serait perçu par certains comme un jugement, une agression. L’étape intermédiaire du cas fictif, et le fait que chacun se reconnaisse partiellement dans cette mise en situation lève ce frein.
- Les voleurs de temps
- Auto-diagnostic personnalisé de sa gestion du temps
Tous les collaborateurs d’une entreprise n’ont pas la même organisation ni les mêmes difficultés. Ceci, tant du fait des contraintes inhérentes au poste qu’ils occupent que du fait de leurs personnalités. C’est pourquoi il est indispensable que chacun effectue un auto-diagnostic de sa gestion du temps.
- Le management des priorités
- La drogue de l’urgence
Objectif : prise de conscience par un cas ludique des dangers de l’urgence, pour la qualité du travail, comme pour la santé, même si le stress à petite dose est considéré comme un moteur
La notion d’objectif : pas de progrès en gestion de son temps sans objectif clair, précis, ambitieux mais réaliste.
Synthèse : les lois du temps.
Il est capital de faire prendre conscience aux participants du fait que leur gestion du temps est impactée par leurs efforts conscients d’organisation, mais également par leur « inconscient . Aussi, pour maîtriser nos penchants naturels, il est important de s’armer d’un certain nombre d’outils, qui nous permettront de tenir nos engagements personnels.
Comment établir les priorités (urgence / importance / tendance) : le Management Proactif des Priorités
Objectif : amener les participants à ne pas considérer que l’urgence du besoin d’action, mais avant tout l’importance de chaque tâche, pour soi et pour l’entreprise
- La planification en fonction des priorités
Objectif : faire prendre conscience aux participants de l’importance du respect de certaines règles en matière de planification (respect des horaires, des durées imputées à chaque tâche, gestion de l’agenda,…)
Définition des priorités individuelles des participants : mes objectifs prioritaires professionnels et personnels du prochain trimestre.
- Travail personnel sur son agenda
Objectif : chaque participant, à l’issue de l’après midi, sait identifier ses priorités professionnelles et personnelles non seulement au jour le jour (préparer la veille son planning du lendemain) mais aussi celles de la semaine, du mois, du trimestre. Ainsi, chaque tâche est planifiée dans le respect des règles définies durant le séminaire.
JOUR 2 : gestion du temps et maîtrise de l’environnement professionnel
Les interruptions : comment les maîtriser
- Comment optimiser son temps en respectant celui de ses collaborateurs, de ses collègues
- La gestion des entretiens
Objectif : donner aux participants les moyens de construire des entretiens constructifs, leur permettant de mieux maîtriser leur environnement professionnel en matière de gestion du temps.
Sont ainsi abordées les situations suivantes :
- Comment responsabiliser un collaborateur, un collègue, et ne pas faire son travail à sa place
- La Délégation
- Dire non positivement à un collaborateur, un collègue, un client, son supérieur hiérarchique
- Faire une proposition à sa hiérarchie liée à une meilleure gestion du temps
- La maîtrise du téléphone (une heure)
- Quelles pratiques et quelles règles respecter en matière de gestion du temps ?